Software und andere Hilfsmittel, die von unabhängigen Beratern und Verkäufern eingesetzt werden, um damit die bestehende Situation in einem Hause zu analysieren. Zu den Analysewerkzeugen für die Vervielfältigungsanalyse gehört z.B. CopyCalc.

Ein Probedruck - vorrangig im Offset-Verfahren -, der unter Verwendung der tatsächlichen Druckfarben und des gewünschten Papiers ausgeführt wird.

Am Arbeitsplatz eingesetzte Drucker (zumeist Tintenstrahl- oder Laserdrucker), die nur von einem Anwender benutzt werden. Sie sind in der Anschaffung günstig, aber über ihre geringe Nutzung und den oftmals hohen Materialverbrauch relativ teuer in den Seitenpreisen.

Je höher die Auflösung, je mehr (digitale) Information stehen pro Maßeinheit zur Verfügung. Als Standard hat sich die Einheit dpi (dots per inch) etabliert.

Verteilung von (kleinen) Einzelseiten auf einem Druckbogen (Bogenmontage). Das Ausschiessen dient einerseits zur ökonomischen Nutzung des bedruckbaren Papierformats, andererseits zur Vereinfachung der Nachbearbeitung wie z.B. beim Falzen, Heften und Beschneiden. Beim Digitaldruck kann so z.B. eine Broschüre im A5-Format auf A3-Papier produziert werden. Nach der Falzung stehen die Seiten in der richtigen Reihenfolge. Beschnitt und Heftung schließen den Vorgang ab.

Nicht in jedem Fall sind alle Funktionen eines Systems frei zugänglich. Bestimmte Systeme erlauben eine Freigabe bestimmter Funktionen an einen definierten Benutzerkreis. Die Authentifizierung bezeichnet dann die Anmeldung eines Anwenders an einem System mit Name und Passwort oder Chipkarte, Fingerabdruck usw., um bestimmte Funktionen des Systems wie Kopieren, Scannen, Faxen usw. nutzen zu dürfen.

Gerät, das die hochauflösende Ausgabe digitaler Informationen auf Film oder Fotopapier (Bebilderung) ermöglicht. Sowohl belichtete Filme als auch Druckplatten dienen als Druckvorstufe für den Offsetdruck.

In vielen Unternehmen zuständig für die Beschaffung von Kopiergeräten (insbesondere analoge bzw. nicht angebundene digitale Kopiersysteme).

Ein Muster, das in einem Pixelraster dargestellt wird.

Abkürzung für die vier Druckfarben Cyan, Margenta, Gelb (Yellow) und Schwarz. Die Bezeichnung K wird aus dem englischen Wort "Key" abgeleitet. Aus CMY lassen sich alle gewünschten Farben erstellen. Aufgrund der Verunreinigungen der Farben entsteht beim Übereinanderdruck jedoch kein reines Schwarz. Bildelemente, die schwarz erscheinen sollen, werden deshalb mit der vierten Druckfarbe Schwarz zusätzlich bedruckt. CMYK wird für die Farbdarstellung auf weißem Hintergrund z.B. bei Farbdruck verwendet. Auf schwarzen Hintergrund (z.B. Bildschirm) kommen im Gegensatz dazu die Farben Rot, Grün und Gelb (RGB) zum Einsatz.

Entweder direkt oder in einem Netzwerk miteinander verbundene Systeme können über eine spezielle Software in einem "Cluster" arbeiten. Dann wird z.B. ein großer Druckauftrag auf mehrere Systeme verteilt oder große Kopieraufträge automatisch auf mehreren Systemen abgearbeitet. Befinden sich zwei Systeme in einem Cluster wird oft auch von Tandemdruck oder -kopie gesprochen. Die Clusterfunktion vervielfacht die Druckleistung einzelner Systeme.

Content Management beinhaltet die Verwaltung von Informationen, die in Intranet-, Extranet- oder Internet-Sites bereitgestellt werden. Dafür können als nachgeordnete Dienste herkömmliche Host- und Client-Server-Systeme zum Einsatz kommen. Immer öfter werden aber Web-Server-basierte Produkte angeboten, die besser mit den URL-Strukturen, HTML- und XML-Dokumenten umgehen können.

Schnittstelle zwischen PC-Netzwerk und Ausgabesystem. Der Controller übernimmt die Aufgabe, Daten aus den Anwendungsprogrammen anzunehmen, zu berechnen und an das Ausgabesystem weiterzuleiten. Controller werden über Druckertreiber angesteuert und können neben der Ausgabe von Daten auch deren Speicherung, bzw. deren Koordination in der Warteschlange übernehmen.

Die Software zur schnellen und einfachen Kostenberechnungen und Simulation komplexer Vervielfältigungssituationen.

Auch normale PCs können mit Hilfe von DTP-Programmen aus selbstgestalteten Text- und Grafikunterlagen Druckvorlagen (z.B.: Flyer, Broschüren, Dokumentationen) erstellen.

Im Gegensatz zum klassischen Druckverfahren benötigt der Digitaldruck keine zeitaufwendige und kostenintensive Einricht- und Vorlaufzeit (Rüstzeit). Digitale Dokumente können ohne Umweg über Filme oder Druckplatten gedruckt werden. Digitaldruck eignet sich besonders für kleinere Auflagen und inpidualisierten Druck.

Das klassische Dokumentenmanagement bietet Lösungen, die im Wesentlichen die Unzulänglichkeiten hierarchischer File-Management-Systeme datenbankgestützt ausgleichen. Dokumentenmanagement-Lösungen werden häufig in Kombination mit der Archivierung angeboten. Hierdurch kann der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes von der Entstehung über die Unterstützung des Bearbeitungsprozesses bis zur Langzeitarchivierung unterstützt werden.

Ein Dokument ist ein physisch existenter Informationscontainer (z.B. als Papier-Dokument oder Datei in einem Computer). Ein Dokument muss als Einheit speicherbar und versendbar sein und als solche auch aufgefunden, wahrgenommen (gesehen, gelesen, gehört) und verwendet werden können. Ein Dokument kann Informationen beliebiger Darstellungsform enthalten; bei Kombinationen von Texten, Daten, Grafik, Bild und Ton spricht man von “Multimedialen Dokumenten”. Bei der Gestaltung von Informationssystemen ist die Abgrenzung von Dokumenten zu Datenmasken relevant. Letztere stellen Daten dar, die z.B. in Datenbanken gespeichert sind. Erst wenn sie gedruckt oder als Maske (z.B. als Bildschirm-Kopie) gespeichert werden, liegt ein Dokument vor. Die in Deutschland häufig anzutreffende Begrenzung des Begriffes "Dokument" auf rechtlich relevante Urkunden, Verträge oder Geschäftsbriefe ist zu eng.

Die Dokumentenlogistik behandelt alle Prozesse des Transports, der Lagerung (Speicherung, Aufbewahrung, Ablage, Archivierung), des Handlings und des Wandelns (Drucken, Kopieren, Scannen) von der Erstellung bis zur Verwendung und Ablage von Dokumenten.

Die richtigen Dokumente in der richtigen Darstellung und Anzahl, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit für die richtigen Personen auf wirtschaftlichem Wege verfügbar machen.

Lagerung, Aufbewahrung, Ablage, Archivierung von Dokumenten in Verbindung mit den dazugehörigen Aktivitäten zum Wieder finden der Dokumente wie z.B. Erkennung und Erschließung.

DRT bezeichnen ein ganzes Bündel von unterschiedlichen Technologien, die alle in irgendeiner Form mit Dokumenten zu tun haben: Internet, Intranet und Extranet, Dokumenten-, Workflow- und Wissensmanagement, DMS, E-Commerce und Digital Signatures, Document Input, Distribution und Storage, OCR, ICR & Pattern Recognition, Data Warehouses und Retrieval Engines, Imaging und Multimedia, Archival und Records Management, Secure Communication und Unified Messaging, Groupware und Office Solutions, Forms und Output-Management, Middleware und Componentware, Content Management und Content Distribution.

Anzahl der auf einem Inch unterscheidbaren Informationen. Je höher die dpi, je besser ist die Abhängigkeit von Auflösung stehende Qualität.

Ein Softwareprogramm, das die Kommunikation zwischen dem aktiven Programm und dem ausgewählten Ausgabesystem herstellt. Außerdem obliegt dem Druckertreiber die Aufgabe, die Programmdaten in ein dem angesteuerten System verständliches System zu übersetzen.

Die elektronische Archivierung ist der Ursprung des Dokumentenmanagements unter Nutzung nur einmal beschreibbarer optischer Speichermedien. Die Architektur der meisten Lösungen basiert auf dem Referenz-Datenbankmodell, bei dem in einer Indexdatenbank auf die separat gespeicherten Dokumente verwiesen wird.

Software, die entweder auf Betriebssystemebene oder im Rahmen von Anwendungsprogrammen dafür sorgt, dass die Ausgabe möglichst genau mit der Bildschirmdarstellung und der gescannten Vorlage übereinstimmt. Farbsysteme korrigieren z.B. Farbverfälschungen, indem sie Daten in einem geräteunabhängigen Farbraum definieren und dann in den gerätespezifischen umrechnen. Auf diese Art und Weise lassen sich beliebige Eingabe- und Ausgabeeinheiten kalibrieren.

Dienen zur Ordnung von Farben. Die gängigsten sind RGB (Rot-Grün-Blau), CYMK (Cyan-Margenta-Gelb-Schwarz) und HLS (Hue-Luminance-Saturation). Je nach Anwendungen z.B. Bildschirmdarstellung, Farbdruck werden verschiedene Farbmodelle verwendet. Die Umrechnung zwischen diesen erfolgt mit Hilfe von Farbmanagement-Systemen.

Begriff für die Farbigkeit eines digitalisierten Bildes. In Schwarzweißbildern sind nur die Werte Schwarz und Weiß enthalten. Sie kommen daher mit einer Informationsmenge von 1 Bit je dargestellten Pixel aus (weiß = 0, schwarz = 1). Graustufen oder Farben benötigen mehrere Bit pro Bildpixel. 256 Graustufen oder Farben je Pixel lassen sich mit einer 8-Bit-Tiefe darstellen. Werden den Farben Rot, Grün und Blau jeweils 8 Bit-Tiefe zugeordnet (zusammen 24 Bit), können insgesamt 16,7 Millionen Farben dargestellt werden.

Die Follow-Me-Funktion ermöglicht dem Anwender die Ausgabe seines Druckauftrags an einem beliebigen System im Netzwerk, ohne dies von vornherein festzulegen. Er schickt dazu den Druckauftrag an das Netzwerk. Dieser bleibt auf einem Server solange gespeichert bis sich der Anwender an einem System anmeldet und den Job abruft.

Strukturierte Dokumente zur systematischen Erhebung von Informationen z.B. zum Stellen eines Antrages. Sie können auch in der Form von Merkblättern vorkommen. Für Unternehmen sind Formulare ein wichtiges Kommunikationsmittel mit der öffentlichen Verwaltung.

Fachliche Folge von Tätigkeiten zur Bearbeitung eines Geschäftsvorganges. Geschäftsprozesse sind betriebliche Aufgaben, die in wiederkehrenden Prozessen abgewickelt werden und einen deutlichen Bezug zu einem 'Kunden' (Auftraggeber, Ergebnisempfänger) haben.

Wissen um oder Kenntnis über Sachverhalte und Vorgänge, also über Tatsachen, die entweder statisch und zeitlich unveränderlich (Sachverhalte) oder dynamisch und damit zeitlich veränderlich (Vorgänge) sind.

Firmeninternes Netz, das sich des Internet, bes. des World Wide Web, als Kommunikationsmedium bedient.

In vielen Unternehmen zuständig für den Kauf und die Betreuung von Druckern.

Zur korrekten Reproduktion von Bildern im Druck sollten alle verwendeten Systemkomponenten wie z.B. Bildschirme, Grafikkarten, Drucker usw. aufeinander abgestimmt werden, so dass die numerisch festgelegten Werte für Cyan, Magenta, Gelb und Schwarzanteil (CMYC) übereinstimmend dargestellt werden können. Die Kalibrierung von Farbdrucksystemen kann automatisch oder manuell erfolgen.

Kosten pro gezählter Seite auf einem Drucker oder einem Kopierer (siehe auch Seitenpreisrechner).

Beim analogen (Xerographie-)Verfahren wird durch eine Hochspannungsanlage im Kopierer über eine Korona (Spannungsträger) die Fotoleiteroberfläche positiv aufgeladen. Eine Halogenlampe beleuchtet das Original. Anschließend wird das Bild über ein Spiegel-Linsen-System auf die Fotoleiteroberfläche reflektiert, wobei die reflektierte Lichtmenge im Verhältnis zum Bildkontrast (Graustufen oder Farbwerte) steht. Es entsteht ein latentes, positives „Ladungsbild“ auf der Oberfläche des Fotoleiters. Bei der Mischung von Entwickler und Toner in der Entwicklungseinheit entsteht durch die Reibung eine elektrostatische Spannung. Der positiv geladene Entwickler und der negativ geladene Toner verbinden sich. Wenn das positive Ladungsbild auf der Fotoleiteroberfläche den Entwickler berührt, bleiben die negativen Tonerpartikel daran hängen und das Bild wird sichtbar. Das Papier, das ebenfalls positiv aufgeladen worden ist, zieht die negativen Teilchen von der Trommeloberfläche. Nach der Fixierung des Toners durch Hitze und Druck ist die Kopie fertig.

Beim digitalen Kopierverfahren wird das Original über einen Scanner abgetastet, d.h. alle Informationen im Bereich des Grauspektrums werden in elektronische Signale (Werte 0 oder 1) umgewandelt, gespeichert oder direkt für die Kopienerstellung verwandt. Dabei wird ein Laserstrahl aktiviert, der die gespeicherten Bildsignale in Lichtform auf den Fotoleiter wirft. Der weitere Ablauf der Kopienerstellung gleicht dem analogen Verfahren.

Ein Kommunikationssystem, das Computer über ein Kabelsystem zu einem Netzwerk verbindet. Die Geräte stehen dabei nicht weit auseinander.

Abkürzung für: Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation. Mit dem Laser lässt sich sehr intensives, stark gebündeltes Licht erzeugen. Beim Laserdrucker wird die zu druckende Seite zunächst vom Laserstrahl elektrostatisch auf eine Walze und anschließend auf das Papier übertragen.

Eine Hypertextverbindung im WWW. Eine hervorgehobene Textstelle, die ein anderes Dokument aufruft, wenn sie angeklickt wird.

Zusammenkunft zu einer Sitzung oder Besprechung. Synonym wird auch der Begriff “Beratung” gebraucht.

Digitale Druck- und Kopiersysteme, die mehrere Funktionen übernehmen können z.B. Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen. Entsprechende Systeme werden sowohl von Herstellern aus der Kopierer- als auch aus der Druckerwelt angeboten.

Ein Kunstwort zur Umschreibung vielfältiger Nutzungen von Informationsdarstellungen in Dokumenten und Bewegtbildern, die Texte, Daten, Grafiken, Zeichnungen, Film und Ton beinhalten, und die über PC’s, Fernsehen und andere Systeme interaktiv zugänglich gemacht werden. Die Verbreitung der Informationen erfolgt über Netze (besonders Internet, Bildtelefon, Videokonferenzen und Kabel-TV) und über Speichermedien (besonders CD-ROM, DVD und Video-Cassetten). Typische Anwendungen sind: Aus- und Weiterbildung (CBT = Computer Based Training), Präsentation und Werbung, Information und Kommunikation, Unterhaltung und Spiel, Elektronisches Publizieren und Medienkunst.

Eine Reihe von Normen, die für die Kommunikation in einem Netzwerk verwendet werden, z.B. TCP/IP oder IPX/SPX, Apple-Talk.

Das anspruchsvolle grafische Analyse- und Beratungskonzept für die Alternativensimulation und Wirtschaftlichkeits-Berechnung von Vervielfältigungssituationen.

OCR-Programme wandeln die Bildinformationen eines über einen Scanner eingelesenen Textes in Computerzeichen um. So wird ein für die Textverarbeitung lesbarer Text erzeugt.

Dateiformat der Firma Acrobat zum plattform- und programmunabhängigen Datenaustausch beliebiger Dokumente.

Systematische Zusammenstellung der Kriterien für die Beurteilung und Auswahl von technischen und/oder organisatorischen Lösungen, die auf eine bestimmte Fragestellung ausgerichtet sind. Erfolgsversprechende Pflichtenhefte gehen über die technische Beschreibung der Systeme hinaus. Z.B. sollten für die Auswahl von Vervielfältigungslösungen oder Multifunktionssystemen auch Kriterien über den Anbieter, den Hersteller, das Servicekonzept usw. herangezogen werden.

Abkürzung für Rot, Grün, Blau. Bezeichnet den aus den drei Grundfarben bestehenden Farbraum für die additive Farbmischung. RGB wird für die Darstellung auf dunklem Hintergrund z.B. am Bildschirm benutzt.

Spezielle Hard- oder Software bzw. die Kombination daraus zur Umwandlung von digitalen Daten in ein Format, das hinsichtlich Auflösung und Farbgebung für das angeschlossene Ausgabesystem optimiert ist.

Gerät zum automatischen Lesen und Speichern von Schriften, Bildern oder Zeichnungen. Multifunktionale Ausgabesysteme können die Scannfunktion vielfach mit übernehmen.

Einfacher Rechner zur effektiven Kalkulation der Seitenpreise für Drucke und Kopien auf unterschiedlichen Druck- und Kopiersystemen.

Wurde für die Verwendung im ARPAnet-Netzwerk (Internet) des US-Verteidigungsministeriums entwickelt. Ursprünglich nur ein Transport (TCP) und Netzwerk (IP) Protokollstapel, ist es durch die Ergänzung von TELNET (virtual terminal support; virtuelle Datenstationsunterstützung), File Transfer Protokoll (FTP; Dateiübertragungsprotokoll) und Simple Mail Transfer Protokoll (SMTP; einfaches Postübertragungsprotokoll) eine vollständigere Architektur geworden. TCP/IP findet ausgedehnte Verwendung bei der Vernetzung von Unix-Systemen. TCP/IP kann über Ethernet, Token-Ring oder andere Datenverbindungsprotokolle übertragen werden. OSI ersetzt TCP/IP als Standard des US-Verteidigungsministeriums.

Standardformat für Grafikdateien, mit dem Graustufen- und Farbbilder sowie schwarzweiße Strichzeichnungen dargestellt werden können. TIFF-Dateien sind immer im Bitmap-Format. Sie können zwischen verschiedenen Plattformen ausgetauscht werden.

Zwei Arten von Tonern lassen sich heute unterscheiden:
Beim 1-Komponententoner sind Toner und Entwickler bereits gebrauchsfertig gemischt, so dass nur aus einer Verpackungseinheit der Toner nachgefüllt werden muss.
Beim 2-Komponententoner muss nach einigem Gebrauch des Geräts der Entwickler zugegeben werden.

Druck- und Kopiersysteme sind mit einer (schwarzweiß) oder mehreren (einige Farbsysteme) lichtempfindlichen Fotoleitertrommeln ausgestattet, auf der das latente Bild in Form einer elektrostatischen Aufladung erzeugt wird. Die Ladung wird auf das zu bedruckende Papier übertragen, je nach Ladungszustand bleibt eine entsprechende Menge Toner am Papier hängen. Der Toner wird in der Fixiereinheit unter Druck und hoher Temperatur mit dem Papier verbunden.

Toner, Entwickler und andere Materialien, die sich während des Kopier- oder Druckvorgangs verbrauchen.

Untersuchung der Situation der Papierausgabe in einem Unternehmen. Analysiert werden das Kopier- und Druckaufkommen, die Geräte dafür, Zuständigkeiten, Abläufe, Kosten usw. Wichtig ist das möglichst sämtliche Systeme und Aspekte der Papierausgabe (Kopieren und Drucken) berücksichtigt werden. Analysewerkzeuge unterstützen die Vervielfältigungsanalyse.

Konzeption der zukünftigen Papierausgabe in einem Unternehmen. Es berücksichtigt neben der technischen Ausstattung mit neuen Systemen, organisatorische Fragen (Zuständigkeiten, Abläufe), Fragen der Vertragsgestaltung und Wirtschaftlichkeitsüberlegungen.

Kosten-Nutzen-Relation. Die reine Kostenbetrachtung sagt noch nichts über die Wirtschaftlichkeit einer Lösung aus. Die Wirtschaftlichkeit der Dokumentenlogistik ergibt sich aus mindestens 3 Kategorien:

1. Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit

2. Verbesserung der Administrationsprozesse

3. Kostenreduzierung durch veränderte Arbeitsweisen

Wissensmanagement hat die Aufgabe, die Informationsquellen innerhalb und außerhalb eines Betriebes zu erschließen und zu pflegen sowie dafür zu sorgen, dass die Informationsversorgung der Führungs- und Fachkräfte auf optimale Weise erfolgt.
Zu diesem Zweck sind organisatorische Maßnahmen ebenso notwendig wie der zweckmäßige Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen. Gestaltet werden müssen der Informationsfluss und die Regelungsmechanismen für Zugang und Lieferung, Suche und Bereitstellung, Nachfrage und Angebot von Informationen. Wissensmanagement muss die Unternehmenskultur beeinflussen, um die Anpassbarkeit, Effizienz und Kreativität einer Organisation bei der Aufnahme und Verwendung von Informationen selbständig weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Workflow begann als das Routing von Dokumenten in Verbindung mit deren Archivierung. In den letzten Jahren entwickelten sich drei wesentliche Typen des Workflows:
1. der Produktion-Workflow zur Abbildung komplexer, kontrollierter Abläufe
2. der Ad-hoc-Workflow auf Basis von E-Mail und elektronischen Formularen
3. der Collaborative Workflow zur Abbildung von einfachen Abläufen mit kooperativen Groupware-Produkten.

Ein Hypermedia-basiertes System zur Verbreitung von Informationen im Internet. Entwickelt bei CERN (Genf) ist WWW der am meisten genutzte und am schnellsten wachsende Dienst im Internet.